Ansøgninger skal oprettes og indsendes online via Ny Carlsbergfondets ansøgningssystem. Forløbet i ansøgningssystemet består af en overskuelig formular, hvor hovedoplysninger omkring ansøger, projekt og økonomi skal udfyldes. 

1. Udfyld ansøgning

Indledningsvis skal ansøger oprette en profil eller benytte eksisterende login. Efterfølgende skal oplysninger om projekt og økonomi udfyldes, og relevante bilag kan uploades i formularen. En ansøgning kan gemmes som kladde og tilgås igen inden den endelige indsendelse.

2. Indstilling af ansøgning

En ansøgning indstilles til næstkommende bestyrelsesmøde, såfremt den overholder formalia. Hvis der er spørgsmål til eller mangler ved en ansøgning, vil Ny Carlsbergfondet bestræbe sig på at kontakte ansøger inden den endelige indstilling. Der er som udgangspunkt ingen ansøgningsfrist.

3. Behandling på bestyrelsesmøde

Ny Carlsbergfondets bestyrelse behandler ansøgninger ved bestyrelsesmøder, som afholdes omtrent hver tredje uge. Alle ansøgninger behandles ud fra bestyrelsens kunstfaglige grundlag og i overensstemmelse med fondets fundats.

4. Svar på ansøgning

Efter bestyrelsens behandling modtager ansøger svar via Ny Carlsbergfondets ansøgningssystem. Bevilges en ansøgning, foregår den efterfølgende sagsbehandling ligeledes via ansøgningssystemet. Afslag på ansøgninger begrundes ikke.