1. Ansøgningen gennemgår en prækvalifikation i sekretariatet. Der kan i særlige tilfælde komme en henvendelse fra sekretariatet, hvis der er spørgsmål til ansøgningen.

2. Sekretariatet indstiller ansøgningen til behandling på førstkommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsens tre kunstfaglige medlemmer modtager ansøgningen omtrent en uge før mødet.  

3. Kun i sjældne tilfælde går der mere end en måned fra modtagelsen af ansøgningen til den behandles i bestyrelsen.

4. Bestyrelsen beslutter på mødet, om ansøgningen kan imødekommes. Ved tvivlsspørgsmål kan der efterfølgende komme en henvendelse fra bestyrelsen.

5. Umiddelbart efter mødet udfærdiges breve med afslag eller tilsagn til alle ansøgere.

Der gives ingen begrundelse for afgørelsen.

Er fondet positivt stemt over for en ansøgning om en udsmykning, modtager man normalt et brev om, at et af de tre direktionsmedlemmer vil træffe aftale om at aflægge et besøg på et senere tidspunkt. Her skal man til gengæld væbne sig med tålmodighed: Der kan sagtens gå nogen tid, før besøget aflægges. Årsagen hertil er bl.a., at fondet er nødt til at styre antallet af løbende opgaver, dvs. få afsluttet gamle sager, før nye påbegyndes. Men når først et besøg er gennemført, sker der normalt noget uden videre ophold ‒ med mindre selvfølgelig besøget munder ud i, at fondet beslutter ikke at gå videre med sagen.